Objectif

Notre politique de signalement établit le cadre du système de signalement de Ege Carpets A/S , qui peut être utilisé en plus des canaux de signalement habituels de Ege Carpets A/S pour signaler des questions graves, y compris la suspicion ou la connaissance de comportements illégaux, non éthiques ou non réglementés.

Le système est actuellement établi sur une base volontaire et est conçu pour se conformer aux règles énoncées dans la loi sur la protection des lanceurs d'alerte dans la mesure du possible.

Qui peut faire un signalement ?

Le système de signalement de Ege Carpets A/S peut être utilisé par les groupes suivants :

• - Les employés de Ege Carpets A/S

• - Les travailleurs indépendants (avec lesquels Ege Carpets A/S collabore)

• - Les membres du conseil d'administration

• - Le conseil exécutif

• - Les bénévoles de Ege Carpets A/S

• - Les stagiaires rémunérés ou non rémunérés de Ege Carpets A/S

• - Les personnes qui travaillent sous la supervision et la gestion des entrepreneurs, sous-traitants et fournisseurs de Ege Carpets A/S

• - Les personnes qui font des signalements ou divulguent des informations auxquelles elles ont eu accès dans le cadre de leur travail pour Ege Carpets A/S , qui a depuis pris fin

• - Les personnes dont l'emploi chez Ege Carpets A/S n'a pas encore commencé et qui signalent des violations dont elles ont pris connaissance pendant le processus d'emploi ou d'autres négociations précontractuelles.

Comment le signalement est-il effectué ?

Le signalement peut être effectué par écrit ou verbalement via le portail de signalement, qui peut être consulté sur le site web de Ege Carpets A/S . Notre système vous informe et vous guide sur les questions importantes pour l'évaluation du signalement.

Que peut-on signaler ?

Vous pouvez utiliser le système de signalement pour signaler toutes les violations graves de la loi et autres questions graves. Par exemple, la suspicion ou la connaissance de comportements illégaux, non éthiques ou non réglementés, y compris la corruption et les pots-de-vin, l'utilisation abusive des ressources financières, le vol, la fraude, le détournement de fonds, la criminalité financière en général, et les violations de la sécurité des données personnelles, les dommages graves à l'environnement, les conflits d'intérêts, les cas d'attention sexuelle non désirée (harcèlement sexuel) ou d'autres harcèlements graves, ainsi que les violations graves ou répétées de la loi en général.

Vous pouvez également signaler les violations du droit de l'UE couvertes par le champ d'application de la directive sur les lanceurs d'alerte. Cela peut inclure des violations dans les marchés publics, les services financiers, la sécurité et la conformité des produits, et la protection de l'environnement.

Dans chaque cas, nous ferons une évaluation spécifique pour déterminer si le signalement relève du champ d'application du système. Le signalement relèvera du champ d'application du système s'il relève du champ d'application des règles applicables sur la protection des lanceurs d'alerte au Danemark.

Si vous êtes un employé, nous vous rappelons que le mécontentement concernant votre emploi, tel que le salaire et le style de gestion, et d'autres conditions contractuelles ne doivent pas être signalés par le biais du système de signalement en règle générale. Ces questions doivent plutôt être traitées par les canaux normaux, y compris votre superviseur immédiat, votre représentant syndical et/ou les ressources humaines.

Les signalements doivent être effectués de bonne foi. Cela signifie que vous devez avoir des motifs raisonnables de croire que les informations signalées sont correctes au moment du signalement et que les informations relèvent du champ d'application du système. Cela signifie également que le système ne doit pas être utilisé pour signaler délibérément de fausses informations.

Traitement des signalements

Ege Carpets A/S examine tous les signalements effectués par le biais du système de signalement.

En tant que déclarant, vous recevrez un accusé de réception du signalement dans les plus brefs délais et au plus tard sept jours après votre signalement, soit via le portail de signalement, soit via les coordonnées que vous avez fournies. Si vous faites un signalement anonyme, vous ne recevrez la confirmation que par le portail de signalement si vous enregistrez le code d'accès reçu dans le cadre du signalement.

Lors de l'examen, il est évalué si vous, en tant que déclarant, et la question signalée sont couverts par le système de signalement de Ege Carpets A/S . S'il s'avère que ce n'est pas le cas, le signalement ne sera pas traité davantage dans le cadre du système, et vous en serez informé.

Si l'examen initial montre que vous et la question signalée êtes couverts par le système de signalement, le signalement fera l'objet d'une enquête, dont l'ampleur dépend des circonstances spécifiques de l'affaire. L'enquête ultérieure est généralement menée par l'unité de signalement de Ege Carpets A/S , qui est établie à cette fin et composée de personnes impartiales.

En tant que déclarant, vous recevrez un retour d'information sur le statut de l'affaire dans les trois mois, y compris tout suivi du signalement qui a pu être effectué. Vous recevrez un retour d'information par le portail de signalement ou par les coordonnées que vous avez fournies. Si vous faites un signalement anonyme, vous recevrez un retour d'information par le portail de signalement.

Anonymat et protection du déclarant

Vous pouvez librement choisir de faire un signalement de manière anonyme ou avec la divulgation de vos coordonnées personnelles.

Si vous choisissez de faire un signalement anonyme, vos informations personnelles ne seront généralement pas traitées. Cependant, si vous fournissez des informations dans le cadre de votre signalement qui permettent à Ege Carpets A/S de vous identifier, Ege Carpets A/S peut traiter ces informations, que vous ayez ou non fait un signalement anonyme par ailleurs.

Avec un signalement anonyme, vous pouvez choisir de vous rendre disponible pour toute enquête supplémentaire en enregistrant le code d'accès reçu dans le cadre de votre signalement. Le code d'accès vous permet d'accéder et de suivre votre signalement dans le portail de signalement, y compris communiquer avec l'unité de signalement de Ege Carpets A/S . Nous vous encourageons à enregistrer le code d'accès car il peut être difficile pour Ege Carpets A/S de mener une enquête sans informations supplémentaires de votre part.

Si vous choisissez de divulguer votre identité dans le cadre d'un signalement couvert par le système de signalement, l'unité de signalement de Ege Carpets A/S gardera votre identité confidentielle dans la mesure du possible. Cela signifie que votre identité ne sera généralement pas divulguée aux personnes extérieures à l'unité de signalement. Cependant, des informations sur votre identité peuvent être divulguées si vous y consentez expressément ou si la loi l'exige. Par exemple, votre identité peut être divulguée à une autre autorité publique si cela est nécessaire pour traiter la question signalée ou pour assurer le droit à la défense des personnes concernées, ainsi qu'à des conseillers externes tels qu'un avocat ou un auditeur pour une enquête plus approfondie sur les questions signalées. Vous serez informé avant toute divulgation dans la mesure du possible compte tenu du traitement spécifique de l'affaire.

Un déclarant qui, de bonne foi, signale des questions graves couvertes par le système de signalement ne peut pas être confronté à des représailles de quelque nature que ce soit à la suite du signalement.

Si vous signalez consciemment des informations incorrectes, cela peut avoir des conséquences négatives pour vous, y compris des amendes, des conséquences en droit du travail ou contractuelles.

Le système de signalement n'enregistre pas l'adresse IP ou l'ID de la machine de l'ordinateur à partir duquel le signalement est effectué, et le système n'utilise pas de cookies. Si l'ordinateur à partir duquel le signalement est effectué appartient à Ege Carpets A/S ou est connecté au réseau de Ege Carpets A/S , il existe un risque que l'adresse IP et/ou l'ID de la machine à partir duquel le signalement a été effectué soient enregistrés dans l'historique du navigateur et/ou le journal de Ege Carpets A/S via l'enregistrement qui se produit dans les systèmes informatiques de Ege Carpets A/S . Vous pouvez éliminer ce risque en effectuant le signalement à partir d'un ordinateur qui n'appartient pas à Ege Carpets A/S ou qui n'est pas connecté au réseau de Ege Carpets A/S .

Protection de la personne signalée

L'identité de la personne physique ou morale signalée ou d'une personne physique ou morale associée à cette personne, telle que le conjoint de la personne, sera protégée pendant le traitement du signalement et ne sera divulguée aux personnes extérieures à l'unité de signalement de Ege Carpets A/S que si cela se produit dans le cadre du suivi d'un signalement pour prévenir les violations ou si la loi l'exige par ailleurs.

Ces personnes ont le droit à une défense efficace dans les affaires où les informations signalées font partie de la preuve, et c'est pourquoi les signalements reçus sont enregistrés et les informations sur l'identité du déclarant peuvent être divulguées dans de tels cas.

Signalement à un système de signalement externe

Vous pouvez librement choisir entre faire un signalement à ce système de signalement ou à un système de signalement externe. Par exemple, l'Autorité danoise de protection des données a établi un système de signalement externe qui complète l'obligation des employeurs d'établir des systèmes de signalement. Vous pouvez lire sur la procédure pour faire un signalement au système de l'Autorité danoise de protection des données sur leur site web : www.whistleblower.dk. Ici, vous trouverez également un lien vers le portail de signalement de l'Autorité danoise de protection des données, à partir duquel vous pouvez choisir de faire votre signalement.

Nous vous encourageons à faire votre signalement par le biais de ce système de signalement si la violation peut être traitée efficacement en interne et si vous estimez qu'il n'y a pas de risque de représailles, afin que Ege Carpets A/S puisse suivre rapidement et immédiatement la question signalée.