Objectif du traitement des données personnelles dans le système de signalement

Cette politique de confidentialité vise à établir le cadre du traitement des données personnelles dans le système de signalement de Ege Carpets A/S . L'objectif du traitement des données personnelles dans le système de signalement de Ege Carpets A/S est de découvrir des connaissances sur des questions graves, y compris la suspicion ou la connaissance de comportements illégaux, non éthiques ou non réglementés, afin de prévenir, contenir et suivre de telles questions dans toute l'organisation.

Ege Carpets A/S est le responsable du traitement des données personnelles traitées dans le système de signalement. Les informations proviennent du cercle qui peut faire un signalement au système, c'est-à-dire :

• - Les employés de Ege Carpets A/S

• - Les travailleurs indépendants (avec lesquels Ege Carpets A/S collabore)

• - Les membres du conseil d'administration

• - Le conseil principal

• - Les bénévoles de Ege Carpets A/S

• - Les stagiaires rémunérés ou non rémunérés de Ege Carpets A/S

• - Les personnes qui travaillent sous la supervision et la gestion des entrepreneurs, sous-traitants et fournisseurs de Ege Carpets A/S

• - Les personnes qui signalent ou divulguent des informations auxquelles elles ont eu accès dans le cadre d'une relation d'emploi avec Ege Carpets A/S qui a depuis pris fin

• - Les personnes dont la relation d'emploi avec Ege Carpets A/S n'a pas encore commencé et qui signalent des violations auxquelles elles ont eu accès pendant le processus d'emploi ou d'autres négociations précontractuelles.

Catégories de données personnelles traitées

Un signalement peut contenir des données personnelles, y compris des informations non sensibles et sensibles sur le déclarant (le lanceur d'alerte) lui-même. Les signalements peuvent également contenir des données personnelles non sensibles et sensibles concernant la ou les personnes signalées (les parties concernées), ainsi que des informations sur d'autres personnes.

Concernant le déclarant, des informations sur son nom et ses coordonnées, si elles sont fournies dans le cadre du signalement, seront traitées. De plus, toute autre donnée personnelle que le déclarant a fournie sur lui-même dans le signalement sera traitée.

Concernant les parties concernées et les autres personnes qui peuvent être impliquées dans le signalement, les informations fournies dans le signalement seront traitées. Les informations collectées peuvent inclure le nom, le poste et toute autre information sur les parties concernées et les autres personnes. Un signalement contiendra généralement des informations sur la question grave spécifique signalée et sur la façon dont la partie concernée est censée être impliquée.

Un signalement peut inclure des documents au sens large, y compris du texte, des images et du matériel vidéo.

Toutes les données personnelles collectées par le biais du système seront traitées de manière confidentielle dans la mesure du possible.

Spécifiquement pour le déclarant lui-même : consentement au traitement des données personnelles sensibles

Si vous, en tant que déclarant, fournissez des données personnelles sensibles sur vous-même, il est nécessaire que vous consentiez à ce que Ege Carpets A/S traite ces données personnelles. Vous donnez votre consentement en répondant à la question "Pouvons-nous traiter les données personnelles sensibles que vous avez fournies sur vous-même dans le signalement ?" par "Oui". Cette question vous sera posée lorsque vous ferez un signalement.

Les données personnelles sensibles incluent, par exemple, des informations sur votre santé, votre race ou votre origine ethnique, votre affiliation syndicale ou religieuse, ou des informations sur les relations sexuelles et l'orientation.

Vous ne pouvez pas fournir de données personnelles sensibles sur d'autres personnes que vous-même.

Si vous avez enregistré le code que vous avez reçu dans le cadre du signalement, vous pourrez retirer votre consentement en vous connectant au portail de signalement et en envoyant un message indiquant que vous retirez votre consentement au traitement des données personnelles sensibles.

Si vous choisissez de retirer votre consentement, cela n'affecte pas la légalité du traitement antérieur de vos données personnelles basé sur votre consentement précédemment donné et jusqu'au moment du retrait. Si vous retirez votre consentement, il ne prendra effet qu'à partir du moment du retrait.

Base légale du traitement

Le traitement des données personnelles dans le système de signalement est nécessaire afin d'enquêter et de prévenir des questions graves chez Ege Carpets A/S . Le traitement des informations dans le système de signalement est donc nécessaire pour que Ege Carpets A/S puisse poursuivre un intérêt légitime, qui est considéré comme un point de départ pour l'emporter sur l'intérêt de la personne concernée à protéger les données personnelles pertinentes, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f) du Règlement général sur la protection des données.

Les informations sur les infractions pénales, y compris les infractions pénales présumées, sont traitées conformément à l'article 8, paragraphe 3, de la loi sur la protection des données, selon lequel le traitement peut avoir lieu s'il est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement, à condition que ces intérêts ne l'emportent pas sur les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

Dans certains cas, un signalement peut contenir des données personnelles sensibles, telles que l'affiliation syndicale, les convictions politiques, les convictions religieuses, les informations sur la santé, les relations sexuelles et les données biométriques.

Ces informations ne sont traitées que concernant le déclarant lui-même et uniquement si le déclarant a donné son consentement au traitement dans le cadre du signalement, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a) et à l'article 9, paragraphe 2, point a) du Règlement général sur la protection des données, comme expliqué dans la section "Spécifiquement pour le déclarant lui-même : consentement au traitement des données personnelles sensibles" ci-dessus.

Il convient de noter que toutes les catégories de données personnelles traitées dans le cadre des signalements ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à l'enquête sur la question signalée et au processus ultérieur, comme expliqué dans la section "Stockage et suppression des données personnelles" ci-dessous.

Droits

Si le signalement concerne une ou plusieurs personnes nommées, elles recevront généralement une notification concernant :

• - L'objet de la question signalée

• - Le résultat du signalement, y compris s'il a été rejeté comme infondé ou fait l'objet d'une enquête plus approfondie

• - La base légale du traitement de leurs données personnelles ainsi que d'autres informations qui doivent être fournies en vertu de la législation sur la protection des données

• - Quelles personnes au sein de Ege Carpets A/S sont au courant du signalement ou peuvent en prendre connaissance

• - La période prévue pendant laquelle les données personnelles seront stockées ou, alternativement, les critères utilisés pour déterminer cette période

• - Comment la personne peut exercer son droit d'accès et de correction du signalement

La notification sera effectuée dans les plus brefs délais et au plus tard 14 jours après l'obtention des informations ci-dessus.

S'il est jugé approprié que les intérêts de la ou des personnes concernées dans les informations doivent céder le pas à des intérêts publics ou privés impérieux, y compris la protection des droits d'autrui, la notification peut être reportée ou omise jusqu'à ce que le risque n'existe plus conformément aux règles de l'article 22 de la loi sur la protection des données.

Si le signalement contient des informations sur d'autres personnes identifiables en plus de la personne concernée, ces personnes seront notifiées comme décrit ci-dessus. Cette notification ne doit pas contenir d'informations identifiables sur la personne concernée faisant l'objet du signalement.

Catalogue des droits

Lorsque Ege Carpets A/S enregistre des informations sur les personnes concernées faisant l'objet du signalement, des informations sur le déclarant lui-même ou d'autres personnes mentionnées dans le signalement, ces personnes ont le droit d'accéder aux données personnelles traitées les concernant.

Cependant, le droit d'accès ne s'applique pas si l'intérêt de la personne à obtenir des informations sur elle-même est jugé être contrebalancé par des intérêts publics ou privés importants, selon l'article 22 de la loi sur la protection des données.

La personne concernée a également le droit de s'opposer au traitement des informations ainsi que de demander que les informations soient corrigées, limitées ou supprimées conformément à la législation en vigueur sur la protection des données.

Stockage et suppression des données personnelles

Les données personnelles traitées dans le cadre des signalements seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour l'enquête sur la question signalée et son traitement ultérieur.

Si le dépistage initial de la question signalée montre que le signalement n'est pas couvert par le système de signalement de Ege Carpets A/S ou qu'il n'y a aucune preuve de la question signalée, le signalement n'aura pas, en règle générale, besoin d'être conservé et sera donc supprimé par Ege Carpets A/S dès que possible. Cependant, la durée pendant laquelle il est nécessaire de conserver le signalement dépendra toujours d'une évaluation spécifique.

Si le dépistage initial de la question signalée indique qu'il n'est pas improbable que la question signalée ait eu lieu, Ege Carpets A/S mènera une enquête approfondie et supprimera le signalement et les données personnelles qu'il contient uniquement lorsque l'enquête sera terminée.

Divulgation et transfert des données personnelles

En règle générale, Ege Carpets A/S ne divulgue pas les données personnelles collectées par le biais du système de signalement à des tiers.

Les types de divulgation suivants peuvent cependant avoir lieu après une évaluation spécifique :

• - Divulgation à des conseillers externes, tels que des avocats ou des auditeurs, aux fins d'une enquête plus approfondie sur les questions signalées

• - Transfert aux autorités compétentes, y compris la police et les autorités de poursuite pour d'éventuelles poursuites judiciaires

• - Divulgation requise par la loi ou les règlements

Plainte

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité danoise de protection des données si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données personnelles. Vous pouvez trouver les coordonnées de l'Autorité danoise de protection des données sur www.datatilsynet.dk.

Coordonnées

Les questions concernant vos droits, etc., dans le cadre du traitement des données personnelles dans le système doivent être adressées à :

Ege Carpets A/S

CVR : xxx

Téléphone : xxx

Adresse : xxx