Zweck

Unsere Hinweisgeberrichtlinie legt den Rahmen für das Hinweisgebersystem von Ege Carpets A/S fest, das zusätzlich zu den üblichen Meldekanälen von Ege Carpets A/S verwendet werden kann, um schwerwiegende Angelegenheiten zu melden, einschließlich Verdacht oder Kenntnis von illegalem, unethischem oder nicht reguliertem Verhalten.

Das System ist derzeit auf freiwilliger Basis eingerichtet und so konzipiert, dass es den in dem Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern festgelegten Regeln in größtmöglichem Umfang entspricht.

Wer kann eine Meldung machen?

Das Hinweisgebersystem von Ege Carpets A/S kann von folgenden Gruppen verwendet werden:

• - Mitarbeiter von Ege Carpets A/S

• - Selbstständige (mit denen Ege Carpets A/S zusammenarbeitet)

• - Mitglieder des Vorstands

• - Die Geschäftsführung

• - Freiwillige bei Ege Carpets A/S

• - Bezahlte oder unbezahlte Praktikanten bei Ege Carpets A/S

• - Personen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten von Ege Carpets A/S arbeiten

• - Personen, die Meldungen oder Offenlegungen von Informationen machen, auf die sie im Verlauf ihrer Arbeit für Ege Carpets A/S zugegriffen haben, die seitdem beendet wurde

• - Personen, deren Beschäftigung bei Ege Carpets A/S noch nicht begonnen hat, die Verstöße melden, von denen sie während des Einstellungsprozesses oder anderer vorvertraglicher Verhandlungen Kenntnis erhalten haben.

Wie wird die Meldung gemacht?

Die Meldung kann schriftlich oder mündlich über das Hinweisgeberportal erfolgen, das auf der Website von Ege Carpets A/S zugänglich ist. Unser System informiert und leitet Sie zu Angelegenheiten von Bedeutung bei der Bewertung der Meldung.

Was kann gemeldet werden?

Sie können das Hinweisgebersystem nutzen, um alle schwerwiegenden Verstöße gegen das Gesetz und andere schwerwiegende Angelegenheiten zu melden. Zum Beispiel Verdacht oder Kenntnis von illegalem, unethischem oder nicht reguliertem Verhalten, einschließlich Bestechung und Korruption, Missbrauch finanzieller Ressourcen, Diebstahl, Betrug, Unterschlagung, Finanzkriminalität im Allgemeinen und Verstöße gegen die Sicherheit personenbezogener Daten, schwerwiegende Schäden für die Umwelt, Interessenkonflikte, Fälle von unerwünschter sexueller Aufmerksamkeit (sexuelle Belästigung) oder andere schwerwiegende Belästigungen sowie schwerwiegende oder wiederholte Verstöße gegen das Gesetz im Allgemeinen.

Sie können auch Verstöße gegen EU-Recht melden, die vom Anwendungsbereich der Hinweisgeberrichtlinie abgedeckt sind. Dies kann Verstöße im öffentlichen Beschaffungswesen, Finanzdienstleistungen, Produktsicherheit und -konformität sowie Umweltschutz umfassen.

In jedem Fall werden wir eine spezifische Bewertung vornehmen, ob die Meldung in den Anwendungsbereich des Systems fällt. Die Meldung fällt in den Anwendungsbereich des Systems, wenn sie in den Anwendungsbereich der geltenden Regeln zum Schutz von Hinweisgebern in Dänemark fällt.

Wenn Sie Mitarbeiter sind, möchten wir Sie daran erinnern, dass Unzufriedenheit mit Ihrer Beschäftigung, wie Gehalt und Führungsstil, und andere vertragliche Bedingungen als allgemeine Regel nicht über das Hinweisgebersystem gemeldet werden sollten. Solche Angelegenheiten sollten stattdessen über die normalen Kanäle, einschließlich Ihres unmittelbaren Vorgesetzten, Ihres Gewerkschaftsvertreters und/oder der Personalabteilung, angegangen werden.

Meldungen müssen in gutem Glauben gemacht werden. Dies bedeutet, dass Sie vernünftige Gründe haben müssen, zu glauben, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt der Meldung korrekt sind und dass die Informationen in den Anwendungsbereich des Systems fallen. Es bedeutet auch, dass das System nicht verwendet werden darf, um vorsätzlich falsche Informationen zu melden.

Behandlung von Meldungen

Ege Carpets A/S prüft alle Meldungen, die über das Hinweisgebersystem gemacht werden.

Als Meldender erhalten Sie so schnell wie möglich und spätestens sieben Tage nach Ihrer Meldung eine Bestätigung des Eingangs der Meldung, entweder über das Hinweisgeberportal oder die von Ihnen angegebenen Kontaktinformationen. Wenn Sie eine anonyme Meldung machen, erhalten Sie die Bestätigung nur über das Hinweisgeberportal, wenn Sie den im Zusammenhang mit der Meldung erhaltenen Zugangscode speichern.

Während der Prüfung wird bewertet, ob Sie als Meldender und die gemeldete Angelegenheit vom Hinweisgebersystem von Ege Carpets A/S abgedeckt sind. Wenn sich herausstellt, dass dies nicht der Fall ist, wird die Meldung nicht weiter unter dem System bearbeitet und Sie werden darüber informiert.

Wenn die erste Prüfung zeigt, dass Sie und die gemeldete Angelegenheit vom Hinweisgebersystem abgedeckt sind, wird die Meldung Gegenstand einer Untersuchung, deren Umfang von den spezifischen Umständen des Falls abhängt. Die weitere Untersuchung wird normalerweise von der Hinweisgeberstelle von Ege Carpets A/S durchgeführt, die zu diesem Zweck eingerichtet wurde und aus unparteiischen Personen besteht.

Als Meldender erhalten Sie innerhalb von drei Monaten Feedback zum Status des Falls, einschließlich etwaiger Nachverfolgungen der Meldung, die durchgeführt wurden. Sie erhalten Feedback über das Hinweisgeberportal oder die von Ihnen angegebenen Kontaktinformationen. Wenn Sie eine anonyme Meldung machen, erhalten Sie Feedback über das Hinweisgeberportal.

Anonymität und Schutz des Meldenden

Sie können frei wählen, ob Sie eine Meldung anonym oder mit Angabe Ihrer persönlichen Kontaktinformationen machen möchten.

Wenn Sie sich entscheiden, eine anonyme Meldung zu machen, werden Ihre persönlichen Informationen im Allgemeinen nicht verarbeitet. Wenn Sie jedoch im Zusammenhang mit Ihrer Meldung Informationen angeben, die es Ege Carpets A/S ermöglichen, Sie zu identifizieren, kann Ege Carpets A/S diese Informationen verarbeiten, unabhängig davon, ob Sie ansonsten eine anonyme Meldung gemacht haben.

Bei einer anonymen Meldung können Sie wählen, ob Sie sich für eventuelle weitere Untersuchungen zur Verfügung stellen möchten, indem Sie den im Zusammenhang mit Ihrer Meldung erhaltenen Zugangscode speichern. Der Zugangscode ermöglicht es Ihnen, auf Ihre Meldung im Hinweisgeberportal zuzugreifen und sie nachzuverfolgen, einschließlich der Kommunikation mit der Hinweisgeberstelle von Ege Carpets A/S . Wir empfehlen Ihnen, den Zugangscode zu speichern, da es für Ege Carpets A/S schwierig sein kann, eine Untersuchung ohne weitere Informationen von Ihnen durchzuführen.

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Identität im Zusammenhang mit einer vom Hinweisgebersystem abgedeckten Meldung preiszugeben, wird die Hinweisgeberstelle von Ege Carpets A/S Ihre Identität so vertraulich wie möglich behandeln. Dies bedeutet, dass Ihre Identität im Allgemeinen nicht an Personen außerhalb der Hinweisgeberstelle weitergegeben wird. Informationen über Ihre Identität können jedoch weitergegeben werden, wenn Sie ausdrücklich zustimmen oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Beispielsweise kann Ihre Identität an eine andere öffentliche Behörde weitergegeben werden, wenn dies erforderlich ist, um die gemeldete Angelegenheit anzugehen oder das Recht der betroffenen Personen auf Verteidigung sicherzustellen, sowie an externe Berater wie einen Anwalt oder Wirtschaftsprüfer zur weiteren Untersuchung der gemeldeten Angelegenheit. Sie werden vor jeder Weitergabe in dem Umfang benachrichtigt, der im Hinblick auf die spezifische Fallbearbeitung möglich ist.

Ein Meldender, der in gutem Glauben schwerwiegende Angelegenheiten meldet, die vom Hinweisgebersystem abgedeckt sind, kann nicht mit Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art als Folge der Meldung konfrontiert werden.

Wenn Sie vorsätzlich falsche Informationen melden, kann dies negative Folgen für Sie haben, einschließlich Geldstrafen, arbeitsrechtlichen oder vertraglichen Konsequenzen.

Das Meldesystem protokolliert weder die IP-Adresse noch die Maschinen-ID des Computers, von dem aus die Meldung gemacht wird, und das System verwendet keine Cookies. Wenn der Computer, von dem aus die Meldung gemacht wird, Ege Carpets A/S gehört oder mit dem Netzwerk von Ege Carpets A/S verbunden ist, besteht das Risiko, dass die IP-Adresse und/oder die Maschinen-ID, von der aus die Meldung gemacht wurde, im Browserverlauf und/oder im Protokoll von Ege Carpets A/S über die Protokollierung, die in den IT-Systemen von Ege Carpets A/S erfolgt, protokolliert wird. Sie können dieses Risiko eliminieren, indem Sie die Meldung von einem Computer aus machen, der nicht Ege Carpets A/S gehört oder mit dem Netzwerk von Ege Carpets A/S verbunden ist.

Schutz der gemeldeten Person

Die Identität der gemeldeten natürlichen oder juristischen Person oder einer mit dieser Person verbundenen natürlichen oder juristischen Person, wie z.B. der Ehepartner der Person, wird während der Bearbeitung der Meldung geschützt und wird nur an Personen außerhalb der Hinweisgeberstelle von Ege Carpets A/S weitergegeben, wenn dies als Teil der Nachverfolgung einer Meldung geschieht, um Verstöße zu verhindern, oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Diese Personen haben das Recht auf eine wirksame Verteidigung in Fällen, in denen die gemeldeten Informationen Teil der Beweise sind, und daher werden empfangene Meldungen registriert und Informationen über die Identität des Meldenden können in solchen Fällen weitergegeben werden.

Meldung an ein externes Hinweisgebersystem

Sie können frei wählen, ob Sie eine Meldung an dieses Hinweisgebersystem oder an ein externes Hinweisgebersystem machen möchten. Beispielsweise hat die dänische Datenschutzbehörde ein externes Hinweisgebersystem eingerichtet, das die Verpflichtung der Arbeitgeber ergänzt, Hinweisgebersysteme einzurichten. Sie können auf ihrer Website www.whistleblower.dk über das Verfahren zur Meldung an das System der dänischen Datenschutzbehörde lesen. Hier finden Sie auch einen Link zum Meldeportal der dänischen Datenschutzbehörde, von dem aus Sie Ihre Meldung machen können.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Meldung über dieses Hinweisgebersystem zu machen, wenn der Verstoß effektiv intern angegangen werden kann und Sie beurteilen, dass kein Risiko von Vergeltungsmaßnahmen besteht, damit Ege Carpets A/S schnell und unmittelbar der gemeldeten Angelegenheit nachgehen kann.