Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem

Diese Datenschutzerklärung soll den Rahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem von Ege Carpets A/S festlegen. Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem von Ege Carpets A/S besteht darin, Kenntnisse über schwerwiegende Angelegenheiten aufzudecken, einschließlich Verdacht oder Kenntnis von illegalem, unethischem oder nicht reguliertem Verhalten, um solche Angelegenheiten in der gesamten Organisation zu verhindern, einzudämmen und nachzuverfolgen.

Ege Carpets A/S ist der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, die im Hinweisgebersystem verarbeitet werden. Die Informationen stammen aus dem Kreis, der eine Meldung an das System machen kann, d.h.:

• - Mitarbeiter von Ege Carpets A/S

• - Selbstständige (mit denen Ege Carpets A/S zusammenarbeitet)

• - Mitglieder des Vorstands

• - Das Hauptgremium

• - Freiwillige bei Ege Carpets A/S

• - Bezahlte oder unbezahlte Praktikanten bei Ege Carpets A/S

• - Personen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten von Ege Carpets A/S arbeiten

• - Personen, die Informationen melden oder offenlegen, auf die sie in einem Arbeitsverhältnis mit Ege Carpets A/S zugegriffen haben, das seitdem beendet wurde

• - Personen, deren Arbeitsverhältnis mit Ege Carpets A/S noch nicht begonnen hat und die Verstöße melden, auf die sie während des Einstellungsprozesses oder anderer vorvertraglicher Verhandlungen zugegriffen haben.

Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten

Eine Meldung kann personenbezogene Daten enthalten, einschließlich sowohl nicht sensibler als auch sensibler Informationen über den Meldenden selbst. Meldungen können auch nicht sensible und sensible personenbezogene Daten bezüglich der gemeldeten Person(en) (die betroffenen Parteien) sowie Informationen über andere Personen enthalten.

Hinsichtlich des Meldenden werden Informationen über Namen und Kontaktdaten verarbeitet, sofern diese im Zusammenhang mit der Meldung angegeben wurden. Darüber hinaus werden alle anderen personenbezogenen Daten verarbeitet, die der Meldende über sich selbst in der Meldung angegeben hat.

Hinsichtlich der betroffenen Parteien und anderer Personen, die möglicherweise in die Meldung involviert sind, werden die in der Meldung angegebenen Informationen verarbeitet. Die gesammelten Informationen können Name, Position und alle anderen Informationen über die betroffenen Parteien und andere Personen umfassen. Eine Meldung enthält typischerweise Informationen über die spezifische schwerwiegende Angelegenheit, über die gemeldet wird, und darüber, wie die betroffene Partei angeblich involviert ist.

Eine Meldung kann Dokumente im weiteren Sinne umfassen, einschließlich Text-, Bild- und Videomaterial.

Alle personenbezogenen Daten, die über das System gesammelt werden, werden so vertraulich wie möglich behandelt.

Besonders für den Meldenden selbst: Einwilligung zur Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten

Wenn Sie als Meldender sensible personenbezogene Daten über sich selbst angeben, ist es erforderlich, dass Sie einwilligen, dass Ege Carpets A/S diese personenbezogenen Daten verarbeiten kann. Sie stimmen zu, indem Sie die Frage "Dürfen wir die sensiblen personenbezogenen Daten verarbeiten, die Sie über sich selbst in der Meldung angegeben haben?" mit "Ja" beantworten. Ihnen wird diese Frage gestellt, wenn Sie eine Meldung machen.

Sensible personenbezogene Daten umfassen beispielsweise Informationen über Ihre Gesundheit, Rasse oder ethnische Herkunft, Ihre Gewerkschafts- oder Religionszugehörigkeit oder Informationen über sexuelle Beziehungen und Orientierung.

Sie dürfen keine sensiblen personenbezogenen Daten über andere als Sie selbst angeben.

Wenn Sie den Code gespeichert haben, den Sie im Zusammenhang mit der Meldung erhalten haben, können Sie Ihre Einwilligung widerrufen, indem Sie sich beim Hinweisgeberportal anmelden und eine Nachricht senden, die angibt, dass Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten widerrufen.

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Einwilligung zu widerrufen, wirkt sich dies nicht auf die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer zuvor erteilten Einwilligung und bis zum Zeitpunkt des Widerrufs aus. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, tritt dies erst ab dem Zeitpunkt des Widerrufs in Kraft.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem ist erforderlich, um schwerwiegende Angelegenheiten bei Ege Carpets A/S zu untersuchen und zu verhindern. Die Verarbeitung von Informationen im Hinweisgebersystem ist daher erforderlich, damit Ege Carpets A/S ein berechtigtes Interesse verfolgen kann, das als Ausgangspunkt als überwiegend gegenüber dem Interesse der betroffenen Person am Schutz der betreffenden personenbezogenen Daten angesehen wird, vgl. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung.

Informationen über Straftaten, einschließlich mutmaßlicher Straftaten, werden gemäß Abschnitt 8 Absatz 3 des Datenschutzgesetzes verarbeitet, wonach die Verarbeitung erfolgen kann, wenn dies für die vom Verantwortlichen verfolgten berechtigten Interessen erforderlich ist, vorausgesetzt, dass diese Interessen die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person nicht überwiegen.

In einigen Fällen kann eine Meldung sensible personenbezogene Daten enthalten, wie z.B. Gewerkschaftszugehörigkeit, politische Überzeugungen, religiöse Überzeugungen, Gesundheitsinformationen, sexuelle Beziehungen und biometrische Daten.

Solche Informationen werden nur über den Meldenden selbst verarbeitet und nur, wenn der Meldende im Zusammenhang mit der Meldung seine Einwilligung zur Verarbeitung erteilt hat, gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a der Datenschutz-Grundverordnung, wie im Abschnitt "Besonders für den Meldenden selbst: Einwilligung zur Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten" oben erläutert.

Es sollte beachtet werden, dass alle Kategorien personenbezogener Daten, die im Zusammenhang mit Meldungen verarbeitet werden, nur so lange aufbewahrt werden, wie es für die Untersuchung der gemeldeten Angelegenheit und den weiteren Prozess erforderlich ist, wie im Abschnitt "Speicherung und Löschung personenbezogener Daten" unten erläutert.

Rechte

Wenn die Meldung eine oder mehrere benannte Personen betrifft, erhalten diese im Allgemeinen eine Benachrichtigung über:

• - Den Gegenstand der gemeldeten Angelegenheit

• - Das Ergebnis der Meldung, einschließlich ob sie als unbegründet abgelehnt oder zum Gegenstand einer weiteren Untersuchung gemacht wurde

• - Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie andere Informationen, die gemäß dem Datenschutzgesetz bereitgestellt werden müssen

• - Welche Personen innerhalb von Ege Carpets A/S von der Meldung Kenntnis haben oder Kenntnis erhalten könnten

• - Den beabsichtigten Zeitraum, während dessen personenbezogene Daten gespeichert werden, oder alternativ die Kriterien, die zur Bestimmung dieses Zeitraums verwendet werden

• - Wie die Person ihr Recht auf Zugang und Berichtigung der Meldung ausüben kann

Die Benachrichtigung wird so schnell wie möglich und spätestens 14 Tage nach Erhalt der oben genannten Informationen erfolgen.

Wenn es als angemessen erachtet wird, dass die Interessen der betroffenen Person(en) an den Informationen zwingenden öffentlichen oder privaten Interessen, einschließlich des Schutzes der Rechte anderer, weichen sollten, kann die Benachrichtigung verschoben oder ausgelassen werden, bis das Risiko nicht mehr besteht, in Übereinstimmung mit den Regeln von Abschnitt 22 des Datenschutzgesetzes.

Wenn die Meldung Informationen über andere identifizierbare Personen neben der betroffenen Person enthält, werden diese Personen wie oben beschrieben benachrichtigt. Diese Benachrichtigung darf keine identifizierbaren Informationen über die betroffene Person enthalten, über die gemeldet wird.

Rechtekatalog

Wenn Ege Carpets A/S Informationen über die betroffenen Personen, über die gemeldet wird, Informationen über den Meldenden selbst oder andere in der Meldung erwähnte Personen registriert, haben diese Personen das Recht, auf die über sie verarbeiteten personenbezogenen Daten zuzugreifen.

Das Recht auf Zugang gilt jedoch nicht, wenn das Interesse der Person am Erhalt von Informationen über sich selbst als überwogen von erheblichen öffentlichen oder privaten Interessen angesehen wird, gemäß Abschnitt 22 des Datenschutzgesetzes.

Die betroffene Person hat auch das Recht, der Verarbeitung von Informationen zu widersprechen sowie zu verlangen, dass Informationen gemäß der geltenden Datenschutzgesetzgebung korrigiert, eingeschränkt oder gelöscht werden.

Speicherung und Löschung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Meldungen verarbeitet werden, werden so lange aufbewahrt, wie es für die Untersuchung der gemeldeten Angelegenheit und ihre weitere Bearbeitung erforderlich ist.

Wenn die erste Überprüfung der gemeldeten Angelegenheit zeigt, dass die Meldung nicht vom Hinweisgebersystem von Ege Carpets A/S abgedeckt ist oder dass es keine Beweise für die gemeldete Angelegenheit gibt, muss die Meldung als allgemeine Regel nicht aufbewahrt werden und wird daher von Ege Carpets A/S so schnell wie möglich gelöscht. Die Dauer der erforderlichen Aufbewahrung der Meldung hängt jedoch immer von einer spezifischen Bewertung ab.

Wenn die erste Überprüfung der gemeldeten Angelegenheit darauf hindeutet, dass es nicht unwahrscheinlich ist, dass die gemeldete Angelegenheit stattgefunden hat, wird Ege Carpets A/S eine gründliche Untersuchung durchführen und die Meldung und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten erst löschen, wenn die Untersuchung abgeschlossen ist.

Offenlegung und Übertragung personenbezogener Daten

Als allgemeine Regel gibt Ege Carpets A/S keine personenbezogenen Daten, die über das Hinweisgebersystem gesammelt wurden, an Dritte weiter.

Die folgenden Arten der Offenlegung können jedoch nach einer spezifischen Bewertung erfolgen:

• - Offenlegung an externe Berater, wie Anwälte oder Wirtschaftsprüfer, zum Zweck der weiteren Untersuchung der gemeldeten Angelegenheiten

• - Übertragung an relevante Behörden, einschließlich Polizei und Staatsanwaltschaft für mögliche rechtliche Schritte

• - Offenlegung, die gesetzlich oder durch Vorschriften vorgeschrieben ist

Beschwerde

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der dänischen Datenschutzbehörde einzureichen, wenn Sie mit der Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, unzufrieden sind. Sie finden die Kontaktinformationen für die dänische Datenschutzbehörde unter www.datatilsynet.dk.

Kontaktinformationen

Fragen zu Ihren Rechten usw. im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im System sollten gerichtet werden an:

Ege Carpets A/S

CVR: xxx

Telefon: xxx

Adresse: xxx